Die Bedeutung einer effektiven Kommunikation für den Erfolg des Outsourcing

Wenn Sie sich entschlossen haben, den nächsten Schritt in Richtung Unternehmenswachstum zu machen und in Outsourcing-Dienstleistungen zu investieren, gibt es eine Sache, die über Erfolg oder Misserfolg auf dem Weg zu diesem Ziel entscheiden kann: Kommunikation. Doch wie entscheidend ist eine effektive Kommunikation für den Erfolg des Outsourcings und das allgemeine Unternehmenswachstum?

Outsourcing is an investment that offers an abundance of benefits. But you need to have some vital elements in place to maximize the relationship between your organization and your BPO (business process outsourcing) provider.

In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Rolle, die eine effektive Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Outsourcing-Partnern spielt.

 

Zwei wichtige Aspekte der Kommunikation, die den Erfolg des Outsourcing beeinflussen

#1 Richtige Kommunikation mit Outsourcing-Anbietern

Lange bevor Sie Ihren Outsourcing-Anbieter einstellen, brauchen Sie bereits eine effektive Kommunikation. Schließlich müssen Sie Ihre Erwartungen in Bezug auf Fähigkeiten und organisatorische Ziele mitteilen. Eine klare und präzise Kommunikation während des Einstellungsverfahrens stellt sicher, dass Ihr Dienstleister perfekt auf Ihre individuellen Geschäftsanforderungen und -ziele abgestimmt ist. Außerdem erhalten Sie ein besseres Verständnis für die betrieblichen Grundlagen Ihres Anbieters, die von ihm verwendeten Prozesse und die Art der von ihm erbrachten Dienstleistungen und Unterstützung.

#Nr. 2 Kommunikation mit Ihrem Outsourcing-Anbieter als ein Team

Nachdem Sie einen Outsourcing-Partner angeworben haben, müssen Sie Beziehungen zu Ihren neuen Teammitgliedern aufbauen. Ihr Offshore-Team muss in Besprechungen einbezogen werden, so wie Sie auch andere Mitarbeiter in Besprechungen einbeziehen würden. Ihre Onshore- und Offshore-Teammitglieder müssen gleich behandelt werden, denn nur so können Sie sicherstellen, dass Sie durchgängig einheitliche Prozesse und Verfahren verwenden.

 

Wie man die Kommunikation für den Outsourcing-Erfolg verbessert

Es gibt eine unzureichende Kommunikation. Und dann gibt es die unklare Kommunikation. Beide Szenarien sind problematisch, aber letzteres macht das Ziel einer Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Outsourcing-Anbietern zunichte.

Um ein erfolgreiches Outsourcing zu erreichen, muss jede Partei in der Outsourcing-Kette dazu beitragen, Barrieren zu überwinden, die aufgrund unterschiedlicher Erwartungen und Anforderungen entstehen können. Obwohl einige der Gründe für das Outsourcing Kosteneinsparungen und der Zugang zu neuen Ressourcen und Fähigkeiten sind, geht all das und noch mehr bei ineffektiver oder unzureichender Kommunikation verloren.

In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen einige Möglichkeiten vorstellen, wie Sie diese Kommunikationsbarrieren überwinden können:

Agile Methodologien einführen

Das Outsourcing kann nur dann erfolgreich sein, wenn eine gute Kommunikation stattfindet. Und diese kann mit einem agilen Kommunikationsansatz erleichtert werden. Strategien, die die Überwachung des täglichen oder wöchentlichen Fortschritts und die Durchführung effektiver Zeremonien beinhalten, erleichtern die Aufrechterhaltung der Transparenz. Und wenn Sie eine transparente Kommunikation haben, ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt den Erwartungen entsprechend durchgeführt wird, wesentlich höher.

Aktivierte Teams erstellen

Ihre Teams müssen über die erforderlichen Kenntnisse und Einsichten verfügen, um das ordnungsgemäße Funktionieren eines Projekts zu gewährleisten. Das ist auch beim Outsourcing nicht anders. Eine reibungslose Outsourcing-Kommunikation ist der Schlüssel zu dauerhaften professionellen Beziehungen während des gesamten Projektlebenszyklus. Um dies zu gewährleisten, müssen die Teammitglieder mit den Kommunikationsmitteln ausgestattet werden, die sie für eine klare und präzise Kommunikation benötigen.

Projektmanagement-Tools implementieren

Kommunikationswerkzeuge können die Kommunikation während eines Outsourcing-Projekts erheblich erleichtern. Die Erläuterung des täglichen Fortschritts ist mühsam und zeitaufwändig, und nicht jeder hat den Luxus, sich täglich Zeit für diese Aufgabe zu nehmen. Tools wie Trello können Ihre Erfahrung mit Outsourcing drastisch verändern, da Sie damit sehen können, woran das andere Team arbeitet und was die nächsten Schritte des Projekts sind. Sie haben auch Zugang zu verschiedenen Berichten und können den Fortschritt eines Projekts einsehen, ohne mit Ihrem Anbieter in Kontakt treten zu müssen.

Reduzieren Sie die Anzahl der von Ihnen genutzten Kommunikationskanäle

Wissen Sie, was noch schlimmer ist als ein überfüllter E-Mail-Posteingang und Kommunikationsprobleme? Die Suche nach etwas an Hunderten von verschiedenen Stellen, vor allem, wenn es sich um wichtige Dateien zu einem bestimmten Projekt handelt. Sie können diese Situation jedoch vermeiden, indem Sie sich auf einen Kommunikationskanal für jede Art von Konversation beschränken.

Skype eignet sich zum Beispiel gut für Videokonferenzen. Slack ist großartig für die tägliche Kommunikation. Jira und Trello eignen sich hervorragend für die Projektverwaltung.

Je mehr Kanäle Sie haben, desto wahrscheinlicher ist es, dass etwas auf dem Weg dorthin verloren geht. Wenn Sie Entscheidungen über einen einzigen Kommunikationskanal treffen, entsteht eine Kommunikationsbarriere zwischen Ihnen und dem Rest des Teams, was zu Problemen im Informationsfluss führt.

Am besten ist es auch, eine 1:1-Kommunikation zu vermeiden, um die Dinge so transparent wie möglich zu halten. Als Team haben Sie keinen Platz für Missverständnisse und Untertreibungen. Geben Sie Informationen nicht nur an eine Person im Team weiter, es sei denn, es ist absolut notwendig.

Nutzen Sie die Cloud für die gemeinsame Nutzung von Dateien

Die Technik erleichtert den Erfolg des Outsourcings, weil sie eine bessere Kommunikation ermöglicht. Mit Cloud-Lösungen können Sie Dateien mit nur wenigen Klicks mit allen Teammitgliedern teilen. Sie können die Dokumente auch aktualisieren, und jeder hat in Echtzeit Zugriff auf die Änderungen. Und das ist sehr vorteilhaft, denn so vermeiden Sie das Risiko, dass Teammitglieder veraltete Informationen verwenden.

Halten Sie sich an Ihre anfänglichen Kommunikationsregeln

Es ist einfacher, die Regeln für eine erfolgreiche Outsourcing-Kommunikation aufzustellen, als sie einzuhalten. Aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Outsourcing-Erfahrung viel stressiger sein kann, wenn Sie sich nicht auf die Optimierung der Kommunikation konzentrieren. Schulen Sie Ihr Team in effektiver Kommunikation und den Erwartungen, die Sie an sie stellen. Legen Sie Wert auf regelmäßige Überprüfungen und kontinuierliche Schulungen, um sicherzustellen, dass die Informationen während der Projekte immer so fließen, wie es sein soll.

 

Einpacken

Letztendlich ist der größte Einflussfaktor für die Kommunikation beim Outsourcing ein effektives Teammanagement. Jeder Tipp, den wir in diesem Artikel aufgeführt haben, kann entscheidend sein, um eine schlechte Kommunikation zu vermeiden, die zu Outsourcing-Erfolg und strategischen Partnerschaften führt. Aber wenn Sie immer eine nahtlose Kommunikation mit Ihrem Team haben, werden Sie alle Schwachstellen, die Aufmerksamkeit erfordern, sofort erkennen.

Die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Dienstleister kann manchmal einige Herausforderungen mit sich bringen. Aber Zeit und Entfernung sollten eine angemessene Kommunikation nicht beeinflussen oder negativ beeinflussen, wenn ein geeignetes System in Ihren Teams implementiert ist. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit dem Team von DayBPO auf, um mehr über die Rolle der Kommunikation für den Erfolg des Outsourcing zu erfahren!