La importancia de una comunicación eficaz para el éxito de la externalización

Si ha decidido dar el siguiente paso hacia el crecimiento de su empresa y ha invertido en servicios de externalización, hay algo que puede marcar o romper su trayectoria hacia ese objetivo: la comunicación. Pero, ¿hasta qué punto es crucial una comunicación eficaz para el éxito de la externalización y el crecimiento general de la empresa?

Outsourcing is an investment that offers an abundance of benefits. But you need to have some vital elements in place to maximize the relationship between your organization and your BPO (business process outsourcing) provider.

En este artículo, analizaremos el papel que desempeña la comunicación eficaz entre las empresas y sus socios de externalización.

 

Dos aspectos importantes de la comunicación que influyen en el éxito de la externalización

#1 Comunicación adecuada con los proveedores de servicios externos

Mucho antes de contratar a su proveedor de externalización, ya necesita una comunicación eficaz. Al fin y al cabo, tiene que comunicar sus expectativas en cuanto a conjuntos de habilidades y objetivos organizativos. Una comunicación clara y concisa durante el proceso de contratación garantiza que su proveedor de servicios se adapte perfectamente a sus necesidades y objetivos empresariales únicos. Además, conocerá mejor los fundamentos operativos de su proveedor, los procesos que utiliza y el tipo de servicios y apoyo que presta.

#2 Comunicarse como un solo equipo con su proveedor de servicios externos

Una vez que haya contratado a un socio de externalización, debe establecer relaciones con los miembros de su nuevo equipo. Su equipo externo debe ser incluido en las reuniones de la misma manera que incluiría a otros empleados en las reuniones. Los miembros de su equipo onshore y offshore deben ser tratados por igual porque, al fin y al cabo, es la única manera de garantizar que se utilicen procesos y procedimientos unificados en todos los ámbitos.

 

Cómo mejorar la comunicación para el éxito de la subcontratación

Hay una comunicación insuficiente. Y luego está la comunicación poco clara. Ambas situaciones son problemáticas, pero la última acaba con el objetivo de la colaboración en tiempo real entre las organizaciones y los proveedores de servicios externos.

Para lograr el éxito de la externalización, cada una de las partes de la cadena de externalización tiene que participar en la superación de las barreras que pueden surgir debido a las diferentes expectativas y requisitos. Aunque algunos de los factores que impulsan la externalización son el ahorro de costes y el acceso a nuevos recursos y competencias, todo eso y más se echa a perder con una comunicación ineficaz o insuficiente.

Dicho esto, he aquí algunas formas de superar esas barreras en la comunicación:

Implementar metodologías ágiles

La externalización sólo puede tener éxito si existe una comunicación adecuada. Y esto se puede facilitar con un enfoque ágil de la comunicación. Las estrategias que incluyen el seguimiento del progreso diario o semanal y la celebración de ceremonias eficaces facilitan el mantenimiento de la transparencia. Y cuando se tiene una comunicación transparente, se tienen muchas más posibilidades de entregar el proyecto según las expectativas.

Crear equipos habilitados

Sus equipos deben tener los conocimientos y la visión necesarios para garantizar el buen funcionamiento de un proyecto. Y la externalización no es diferente. Una comunicación fluida en la subcontratación es la clave de unas relaciones profesionales duraderas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. La forma de mantener esto es equipando a los miembros del equipo con las herramientas de comunicación que necesitan para ofrecer una comunicación clara y concisa.

Implementar herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de comunicación pueden facilitar mucho la comunicación durante un proyecto de externalización. Explicar el progreso diario se convierte en algo tedioso y que requiere mucho tiempo, y no todo el mundo puede permitirse el lujo de dedicar tiempo a esta tarea a diario. Herramientas como Trello pueden cambiar drásticamente tu experiencia con la subcontratación, ya que te permite ver en qué está trabajando el otro equipo y cuáles son los siguientes pasos del proyecto. También tienes acceso a varios informes y puedes ver el progreso de un proyecto sin ponerte en contacto con tu proveedor.

Reduzca la cantidad de canales de comunicación que utiliza

¿Sabes qué es peor que una bandeja de entrada de correo electrónico hinchada y los retos de comunicación? Buscar algo en cientos de lugares diferentes, especialmente si se trata de archivos importantes relacionados con un proyecto específico. Sin embargo, puedes evitar esta situación ciñéndote a un solo canal de comunicación para cada tipo de conversación.

Skype, por ejemplo, funciona bien para las videoconferencias. Slack es genial para la comunicación diaria. Jira y Trello son excelentes para la gestión de proyectos.

Cuantos más canales tenga, más probable será que se pierda algo por el camino. Tomar decisiones en un solo canal de comunicación supone una barrera de comunicación entre tú y el resto del equipo, lo que provoca problemas en el flujo de información.

También es mejor evitar la comunicación 1 a 1 para mantener las cosas lo más transparentes posible. Como equipo, no hay lugar para los malentendidos y las subestimaciones. A menos que sea absolutamente necesario, no compartas información con una sola persona del equipo.

Utilizar la nube para compartir archivos

La tecnología hace que el éxito de la externalización sea mucho más fácil porque facilita una mejor comunicación. Las soluciones en la nube permiten compartir archivos con todos los miembros del equipo con unos pocos clics. También puede actualizar los documentos, y todos tienen acceso en tiempo real a los cambios. Y esto es muy beneficioso porque le ayuda a evitar el riesgo de que los miembros del equipo utilicen información obsoleta.

Cumpla con sus reglas de comunicación iniciales

Es más fácil establecer las reglas para el éxito de la comunicación en la subcontratación que atenerse a ellas. Pero es esencial recordar que la experiencia de la subcontratación puede ser mucho más estresante si no se centra en optimizar la comunicación. Es importante formar a tu equipo en la comunicación efectiva y en las expectativas que tienes de ella. Dé prioridad a las comprobaciones periódicas y a la formación continua para asegurarse de que la información siempre fluye como se supone que debe hacerlo durante los proyectos.

 

Conclusión

A fin de cuentas, el mayor factor que influye en la comunicación en la subcontratación es la gestión eficaz del equipo. Todos los consejos que hemos enumerado en este artículo pueden ser cruciales para evitar una mala comunicación que conduzca al éxito de la subcontratación y a las asociaciones estratégicas. Pero cuando se mantiene una comunicación fluida con el equipo, se detectan inmediatamente los puntos débiles que necesitan atención.

Trabajar con un proveedor de servicios de externalización puede plantear a veces algunos retos. Pero el tiempo y la distancia no deberían influir o afectar negativamente a la comunicación adecuada con un sistema apropiado implementado en sus equipos. Póngase en contacto con el equipo de DayBPO hoy mismo para saber más sobre el papel de la comunicación en el éxito de la externalización.