L'importance d'une communication efficace pour le succès de l'externalisation
Si vous avez décidé de faire un pas de plus vers la croissance de votre entreprise et d'investir dans des services d'externalisation, il y a une chose qui peut faire ou défaire votre trajectoire vers cet objectif : la communication. Mais à quel point une communication efficace est-elle cruciale pour le succès de l'externalisation et la croissance globale de l'entreprise ?
Outsourcing is an investment that offers an abundance of benefits. But you need to have some vital elements in place to maximize the relationship between your organization and your BPO (business process outsourcing) provider.
Dans cet article, nous allons examiner le rôle que joue une communication efficace entre les entreprises et leurs partenaires d'externalisation.
Deux aspects importants de la communication qui influencent le succès de l'externalisation
#1 Communication adéquate avec les prestataires de services d'externalisation
Bien avant de recruter votre prestataire de services d'externalisation, vous avez déjà besoin d'une communication efficace. Après tout, vous devez communiquer vos attentes en termes de compétences et d'objectifs organisationnels. Une communication claire et concise pendant le processus de recrutement permet de s'assurer que votre prestataire de services est parfaitement adapté à vos besoins et objectifs commerciaux uniques. De plus, vous aurez une meilleure compréhension des bases opérationnelles de votre prestataire, des processus qu'il utilise et du type de services et de soutien qu'il fournit.
#2 Communiquer comme une seule équipe avec votre fournisseur de services d'externalisation
Après avoir recruté un partenaire d'externalisation, vous devez établir des relations avec les membres de votre nouvelle équipe. Votre équipe offshore doit être incluse dans les réunions comme vous le feriez avec d'autres employés. Les membres de votre équipe onshore et offshore doivent être traités sur un pied d'égalité car, en fin de compte, c'est la seule façon de garantir l'utilisation de processus et de procédures unifiés à tous les niveaux.
Comment améliorer la communication pour réussir l'externalisation
Il y a la communication insuffisante. Et puis il y a la communication peu claire. Les deux scénarios sont problématiques, mais le dernier tue l'objectif d'une collaboration en temps réel entre les organisations et les fournisseurs d'externalisation.
Pour que l'externalisation soit un succès, chaque partie de la chaîne d'externalisation doit participer au franchissement des obstacles qui peuvent surgir en raison d'attentes et d'exigences différentes. Bien que les économies de coûts et l'accès à de nouvelles ressources et compétences figurent parmi les motivations de l'externalisation, tout cela est gaspillé par une communication inefficace ou insuffisante.
Cela étant dit, voici quelques moyens de surmonter ces obstacles à la communication :
Mettre en œuvre des méthodologies agiles
L'externalisation ne peut être un succès que si une bonne communication existe. Et vous pouvez la faciliter en adoptant une approche agile de la communication. Les stratégies qui incluent le suivi quotidien ou hebdomadaire des progrès et l'organisation de cérémonies efficaces facilitent le maintien de la transparence. Et lorsque vous avez une communication transparente, vous avez beaucoup plus de chances de livrer le projet conformément aux attentes.
Créer des équipes performantes
Vos équipes doivent disposer des connaissances et de la perspicacité nécessaires pour assurer le bon déroulement d'un projet. Et l'externalisation n'est pas différente. Une communication fluide en matière d'externalisation est la clé de relations professionnelles durables tout au long du cycle de vie du projet. Le moyen d'y parvenir est d'équiper les membres de l'équipe des outils de communication dont ils ont besoin pour assurer une communication claire et concise.
Mettre en œuvre des outils de gestion de projet
Les outils de communication peuvent faciliter grandement la communication pendant un projet d'externalisation. Expliquer les progrès quotidiens devient fastidieux et prend du temps, et tout le monde n'a pas le luxe de prendre du temps pour cette tâche au quotidien. Des outils comme Trello peuvent changer radicalement votre expérience de l'externalisation, car ils vous permettent de voir sur quoi l'autre équipe travaille et quelles sont les prochaines étapes du projet. Vous avez également accès à divers rapports et pouvez consulter l'état d'avancement d'un projet sans avoir à entrer en contact avec votre fournisseur.
Réduisez le nombre de canaux de communication que vous utilisez
Savez-vous ce qui est encore pire qu'une boîte aux lettres électronique saturée et des difficultés de communication ? Chercher quelque chose dans des centaines d'endroits différents, surtout s'il s'agit de fichiers importants relatifs à un projet spécifique. Vous pouvez toutefois éviter cette situation en vous en tenant à un seul canal de communication pour chaque type de conversation.
Skype, par exemple, fonctionne bien pour les vidéoconférences. Slack est idéal pour la communication quotidienne. Jira et Trello sont remarquables pour la gestion de projets.
Plus vous avez de canaux, plus vous risquez de perdre quelque chose en cours de route. Prendre des décisions sur un seul canal de communication place une barrière de communication entre vous et le reste de l'équipe, ce qui entraîne des problèmes de circulation de l'information.
Il est également préférable d'éviter les communications en tête-à-tête pour que les choses soient aussi transparentes que possible. En tant qu'équipe, vous n'avez pas de place pour les malentendus et les sous-entendus. À moins que ce ne soit absolument nécessaire, ne partagez pas d'informations avec une seule personne de l'équipe.
Utiliser le cloud pour le partage de fichiers
La technologie facilite la réussite de l'externalisation car elle permet d'améliorer la communication. Les solutions de cloud computing vous permettent de partager des fichiers avec tous les membres de l'équipe en quelques clics seulement. Vous pouvez également mettre à jour les documents, et chacun a accès en temps réel aux modifications. Et cela est très bénéfique car cela vous permet d'éviter le risque que les membres de l'équipe utilisent des informations périmées.
Respectez les règles de votre communication initiale
Il est plus facile d'établir les règles d'une communication réussie en matière d'externalisation que de les respecter. Mais il est essentiel de se rappeler que l'expérience de l'externalisation peut être beaucoup plus stressante si vous ne vous concentrez pas sur l'optimisation de la communication. Faites en sorte de former votre équipe à une communication efficace et aux attentes que vous avez à son égard. Privilégiez les contrôles réguliers et la formation continue pour vous assurer que les informations circulent toujours comme il se doit pendant les projets.
Conclusion
En fin de compte, le plus grand facteur d'influence de la communication dans l'externalisation est une gestion d'équipe efficace. Chaque conseil que nous avons énuméré dans cet article peut être crucial pour éviter une mauvaise communication qui mène au succès de l'externalisation et aux partenariats stratégiques. Mais si vous avez toujours une communication sans faille avec votre équipe, vous détecterez immédiatement les points faibles qui nécessitent une attention particulière.
Travailler avec un prestataire de services d'externalisation peut parfois poser quelques difficultés. Mais le temps et la distance ne devraient pas influencer ou affecter négativement une communication appropriée avec un système adéquat mis en place au sein de vos équipes. Contactez l'équipe de DayBPO aujourd'hui pour en savoir plus sur le rôle de la communication dans le succès de l'externalisation !