如果你已经决定迈出业务增长的下一步并投资于外包服务，有一件事可以决定你实现这一目标的轨迹：沟通。但是，有效的沟通对于外包成功和整体业务增长有多重要？
Outsourcing is an investment that offers an abundance of benefits. But you need to have some vital elements in place to maximize the relationship between your organization and your BPO (business process outsourcing) provider.
在这篇文章中，我们将看一下企业和他们的外包伙伴之间的有效沟通所起的作用。
影响外包成功的沟通的两个重要方面
#1 与外包商的适当沟通
早在你招募你的外包供应商之前，你已经需要有效的沟通。毕竟，你需要沟通你在技能组合和组织目标方面的期望。在招聘过程中，清晰简明的沟通可以确保你的服务商与你独特的业务需求和目标完美匹配。另外，你会更好地了解你的供应商的运营基本情况，他们使用的流程，以及他们提供的服务和支持种类。
#2 作为一个团队与你的外包商进行沟通
在你招募了一个外包伙伴后，你需要与你的新团队成员建立关系。你的离岸团队需要被纳入会议中，就像你让其他员工参与会议一样。你的在岸和离岸团队成员必须被平等对待，因为归根结底，这是确保你全面使用统一的流程和程序的唯一方法。
如何改善沟通以获得外包成功
沟通不足。还有就是沟通不明确。这两种情况都有问题，但后者扼杀了组织和外包商之间实时合作的目标。
为了实现外包的成功，外包链中的每一方都必须参与跨越由于不同的期望和要求而产生的障碍。尽管外包的一些驱动力包括节约成本和获得新的资源和技能，但所有这些都会因为无效或不充分的沟通而付诸东流。
既然如此，这里有一些方法可以克服沟通中的这些障碍。
实施敏捷方法论
只有存在适当的沟通，你才能使外包获得成功。而你可以通过敏捷的沟通方式使之更容易。包括监测每天或每周的进展和举行有效的仪式的策略，使之更容易保持透明度。而当你有了透明的沟通，你就有更大的机会按照预期交付项目。
创建有能力的团队
你的团队必须精通所需的知识和洞察力，以确保项目的正常运作。而外包也不例外。顺畅的外包沟通是在整个项目生命周期中建立持久专业关系的关键。保持这一点的方法是为团队成员配备他们所需的沟通工具，以提供清晰和简洁的沟通。
实施项目管理工具
沟通工具可以使外包项目中的沟通变得更加容易。解释每天的进展变得乏味而耗时，而且不是每个人都有时间每天做这个任务。像Trello这样的工具可以极大地改变你的外包经验，因为它允许你看到其他团队正在做什么，以及项目的下一步是什么。你还可以访问各种报告，并在不与供应商接触的情况下查看项目的进展。
减少你使用的沟通渠道的数量
你知道什么比臃肿的电子邮件收件箱和通信挑战更糟糕吗？在数百个不同的地方寻找东西，特别是如果是与特定项目有关的重要文件。然而，你可以通过为每一种类型的对话坚持使用一个沟通渠道来避免这种情况。
例如，Skype在视频会议方面效果很好。Slack是日常沟通的好帮手。Jira和Trello在项目管理方面非常出色。
你的渠道越多，就越有可能在途中丢失一些东西。在一个沟通渠道上做决定会在你和团队其他成员之间设置沟通障碍，从而导致信息流的问题。
此外，最好避免1对1的沟通，以保持事情尽可能的透明。作为一个团队，你没有误解和低估的空间。除非是绝对必要，否则不要只与团队中的一个人分享信息。
使用云计算进行文件共享
技术使实现外包成功更容易，因为它有利于加强沟通。云解决方案允许你只需点击几下就能与所有团队成员分享文件。你还可以更新文件，每个人都可以实时访问变化。而这是非常有益的，因为它帮助你避免了团队成员使用过时信息的风险。
坚持你的初始沟通规则
为成功的外包沟通制定规则比坚持这些规则要容易。但必须记住，如果你不专注于优化沟通，外包经验可能会更加紧张。对你的团队进行有效沟通的培训，以及你对它的期望。优先考虑定期检查和持续培训，以确保信息在项目期间始终以应有的方式流动。
结束语
在一天结束时，外包中沟通的最大影响因素是有效的团队管理。我们在这篇文章中列出的每一个提示都可能是避免沟通不畅的关键，从而导致外包成功和战略伙伴关系。但当你总是与你的团队进行无缝沟通时，你会立即发现任何需要注意的薄弱环节。
与外包服务提供商合作有时会带来一些挑战。但是，时间和距离不应该影响或消极地影响适当的沟通，在你的团队中实施一个适当的系统。今天就与DayBPO的团队联系，了解更多关于沟通在外包成功中的作用