Si no está familiarizado con el término BPO (externalización de procesos empresariales), no es el único. De hecho, mucha gente no sabe muy bien lo que significa el término y, aún más, no está segura de cómo puede añadir valor a su marca.
El secreto de la receta del éxito de toda empresa es la adaptabilidad, la resolución de problemas y la innovación. Pero la capacidad de identificar los problemas y encontrar soluciones a los mismos es posiblemente la más importante.
Pero no basta con solucionar los problemas a medida que surgen. Las empresas también deben trabajar para mejorar las funciones básicas para evitar que se produzcan problemas. El crecimiento y la mejora continuos son el objetivo de toda empresa, no el mero mantenimiento de un determinado estatus.
Aquí es donde entra en juego la BPO: para agilizar los procesos.
Entender el BPO
Cualquier empresa que contrata a otra para realizar un proceso que la empresa original necesita para funcionar utiliza BPO. En resumen: el BPO es el uso de proveedores de servicios de terceros para ocuparse de actividades no esenciales de la empresa.
Tiene sentido subcontratar los servicios de otra empresa más especializada, para que se encargue de las tareas empresariales con más eficacia que sus procesos internos. La subcontratación también puede ser más eficiente que la contratación de talentos internos y la financiación de un departamento dentro de su empresa para gestionar funciones empresariales no esenciales.
Desde la contabilidad hasta las relaciones con los clientes, pasando por la gestión de documentos y los recursos humanos, hay varias tareas que se pueden externalizar. A diferencia de la automatización, la externalización es el acto de pagar a otra empresa para que ejecute procesos empresariales específicos en su nombre. La automatización, en cambio, utiliza el software de otra empresa para agilizar sus procesos internos.
Diferentes opciones de subcontratación
Cuando una empresa considera la posibilidad de recurrir a BPO, busca externalizar una de las dos categorías de servicios: operaciones de back-office o front-office. Los procesos de back-office se ocupan de las necesidades empresariales internas, como las nóminas y la facturación. El BPO de front-office se refiere a servicios como la atención al cliente, el marketing y el soporte técnico.
Dependiendo de la naturaleza de su negocio, su organización podría beneficiarse de uno o ambos tipos de BPO.
También tiene la opción de elegir servicios BPO offshore, nearshore u onshore. Offshore se refiere a utilizar un proveedor de BPO en el extranjero. Nearshore es cuando se contrata el trabajo a un proveedor en un país vecino. Y onshore se refiere a utilizar una empresa dentro de su propio país pero fuera de su estado o región.
¿Cuáles son las ventajas del BPO?
The benefits of business process outsourcing include:
Ahorro de costes
Cuando se externalizan determinados servicios, no es necesario pagar al personal interno por los procesos empresariales no esenciales. El proveedor de BPO también es responsable del mantenimiento y de los gastos de conservación asociados a las funciones que gestiona.
Mejora de la eficiencia
Los proveedores de BPO se especializan en agilizar los procesos empresariales esenciales y no esenciales. Esto significa que pueden gestionar estas tareas de forma más eficiente y eficaz que la mayoría de los departamentos internos.
Centrarse en las funciones principales de la empresa
La mayoría de las empresas, pero más concretamente las nuevas, pueden encontrar dificultades cuando se trata de actividades empresariales auxiliares. Sin embargo, al confiar a los proveedores de BPO los procesos no esenciales, su organización tendrá más tiempo para centrarse en las actividades principales del negocio.
Crecimiento mundial
Si su marca quiere entrar en el mercado mundial, necesitará conocimientos del mercado local, experiencia en las leyes locales y fluidez en el idioma principal del mercado extranjero al que se dirige. Si trabaja con un proveedor de servicios lingüísticos que pueda ayudarle con todas estas tareas, aumentará su eficacia y le permitirá una expansión más rápida.
Ventaja competitiva
Las empresas que deciden recurrir a los BPO para las funciones no esenciales pueden reorientar sus recursos hacia lo que les diferencia de la competencia. En teoría, las BPO también pueden prestar los servicios para los que fueron encargadas al más alto nivel, lo que a menudo produce también mayor precisión, exactitud y rapidez. Todo ello combinado puede ayudar a las marcas a obtener una ventaja competitiva en los mercados locales y globales.
¿Existe algún inconveniente en el BPO?
Aunque las ventajas del BPO son demasiado importantes como para ignorarlas, hay que tener en cuenta algunas cuestiones antes de firmar un contrato con un proveedor de BPO. Entre ellas se encuentran:
Cuestiones de seguridad
Cuando una empresa contrata a un proveedor de BPO, el riesgo de una violación de la seguridad es un problema potencial, ya que se deben compartir y procesar datos sensibles.
Dependencia del proveedor de BPO
Cuando las empresas dependen de los proveedores de BPO durante largos periodos de tiempo, es posible que la marca confíe demasiado en el servicio externalizado.
Problemas de comunicación
Cuando se trabaja con un proveedor de BPO en el extranjero, la barrera del idioma puede ser un escollo para la eficiencia. La externalización de los servicios de desarrollo y de TI, que exigen la participación de muchas personas, puede dar lugar a errores en los procesos debido a malentendidos. Algunos de estos errores pueden ser también muy costosos.
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